CONDITIONS GÉNÉRALES

Le ‘DOSSIER DE LA CRÉANCE’ est un document transmis à notre Cabinet par le créancier (notre Client ou Prospect) comportant le nom d’une et une seule entité débitrice, ainsi que le solde de sa dette envers le créancier. Les copies des documents supports de chaque DOSSIER DE CREANCE nous sont transmis conformément aux dispositions des présentes CONDITIONS GÉNÉRALES et aux dispositions de notre POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES ET DES DONNÉES CONFIDENTIELLES.

Nous mettrons le plus grand soin à exécuter la mission de recouvrement que vous nous aurez confiée. Afin que nous puissions remplir nos engagements dans votre intérêt, vous voudrez bien impérativement adresser avant la signature du contrat ou de la convention de recouvrement devant lier nos deux organisations, une LETTRE D’INFORMATION officielle à chaque entité débitrice pour l’informer de la mission de recouvrement que vous nous avez confiée, et nous transmettre à la date de signature de cette convention les documents et informations ci-après:

- Une ‘procuration’ ou ‘mandat de recouvrement’ légalisé, signé par le donneur d’ordre (représentant social de l’entreprise pour le cas des personnes morales, demandeur pour le cas des personnes physiques) pour permettre à notre Cabinet d’agir juridiquement pour votre compte auprès de chaque entité débitrice dans le cadre de la mission que vous nous avez confiée

- La localisation valide de chaque entité débitrice

- Les contacts de tous vos interlocuteurs pertinents au sein de chaque entité débitrice (noms, fonctions, téléphones, emails) en lien avec le traitement et le paiement de vos factures

- L’intégralité des copies factures constituant la créance, chaque facture devant comporter les informations et documents spécifiques ci-après :

• Le montant à payer

• La date d’échéance

• Le détail des prestations facturées

• Le(s) numéro(s) du ou des Bons de Commande associé(s)

• La ou les copies du ou des Bons de Commande associé(s) lorsqu’ils sont applicables

• Les évidences de la réalisation des prestations

• Le mode et les modalités de paiement

- Les évidences de la transmission antérieure des factures impayées à chaque entité débitrice

- Les copies des contrats commerciaux que vous avez avec chaque entité débitrice

- Les copies des relances écrites adressées à chaque entité débitrice, ainsi que les correspondances échangées avec elles en lien avec la créance

- Les détails des litiges antérieurs et/ou en cours que vous avez avec l’entité débitrice

- Les montants auxquels vous êtes redevable envers l’entité débitrice (sachant que ces montants seront exclus de la base de calcul de nos honoraires, y compris si une déduction ou une compensation de solde de dette devait s’imposer durant notre mission)

- Toutes les autres informations pertinentes en votre possession utiles à la prise en charge et à la gestion appropriée de chaque DOSSIER DE CRÉANCE.

Lors de l’ouverture de tout DOSSIER DE CRÉANCE et avant le démarrage des diligences du Cabinet, les paiements suivants sont requis :

• Paiement forfaitaire de 500 000 CFA à titre de frais d’ouverture du dossier

• Provision à valoir sur frais et honoraires (non remboursable) représentant 1 % du montant total de la créance à recouvrer. Lorsque par convention particulière le paiement de la provison à valoir sur frais et honoraires est exigible en fin de mission de recouvrement ou en cas de litige entre les parties, le Cabinet majorera la provison à valoir sur frais et honoraires d’intérêts calculés au taux forfaitaire de 15 % par an à compter de la date du début du contrat, et au prorata de la durée de ce dernier .

Une part importante de nos honoraires servent à couvrir les frais de fonctionnement du Cabinet et ne constituent donc pas un bénéfice. En cas de dettes croisées entre le Client et le Débiteur donnant lieu à une compensation de solde de dette, la dette du Client envers le Débiteur ne sera pas prise en compte dans la base de calcul des honoraires du Cabinet afin de ne pas les minorer. Lorsque la dette du Client envers le Débiteur ne permet aucun paiement du Débiteur envers le Client, les honoraires du Cabinet seront immédiatement et intégralement réglés par le Client au Cabinet avec comme base de calcul le montant total de la créance à recouvrer auprès du Débiteur. Nos honoraires sont détaillés ainsi qu’il suit :

• HONORAIRES DES PRESTATIONS

Les ‘honoraires des prestations’ sont applicables aux prestations d’études et de conseils.

Nos ‘honoraires des prestations’* (hors taxes) sont de 60 000 CFA par heure.

* Nos honoraires des prestations se calculent en fonction du temps cumulé passé par tout le personnel du Cabinet affecté à la prestation jusqu’au terme de cette dernière.

• HONORAIRES DE BASE

Les ‘honoraires de base’ applicables aux missions de recouvrement des créances sont de :

➢ 15 % pour les créances âgées de moins de 01 an

➢ 20 % pour les créances âgées de 01 an et plus

• HONORAIRES CONTRACTUELS

Le Cabinet a commercialement et exceptionnellement la possibilité de convenir par convention particulière avec le Client, des ‘honoraires contractuels’ différents des ‘honoraires de base’. Les ‘honoraires contractuels’ ne sont valables que durant la période contractuelle.

En cas de surcroit de temps de travail du Cabinet du fait des obstructions* du Client, le Cabinet facturera au Client des honoraires additionnels au prorata du temps de travail additionnels occasionné (proportionnellement aux honoraires dus si la mission s’était achevée suivant la durée prévue).

• HONORAIRES DES TRAVAUX URGENTS

En cas de travail urgent rendant nécessaire un important investissement de la part de nos agents de recouvrement, un forfait pour travail urgent de 20% sera facturé au Client. Ce dernier peut réduire le temps passé par les agents de recouvrement en leur remettant dans un délai n’excédant pas 07 jours calendaires tous les documents nécessaires une fois que ceux-ci sont sollicités par le Cabinet.

• PAIEMENT DES HONORAIRES

Les factures d’honoraires du Cabinet sont payables dans un délai de 30 jours calendaires à compter de la date de leur transmission au Client.

Les débours sont les sommes d’argent engagées par le Cabinet pour le compte du Client dans le cadre de l’exécution de la mission de recouvrement. Sans que la liste ci-après ne soit exhaustive, les débours comportent les frais suivants: Reprographie, Télécommunications (téléphone, internet), Recherches, Consultations juridiques, Timbres, Missions professionnelles formelles et informelles (y compris voyage, hébergement, et restauration), Déplacements administratifs, Supports électroniques, Paiements des tiers (tribunaux, administrations, huissiers de justice….), Frais financiers relatifs au financement des débours au taux de 15 % par an en l’absence du paiement par le Client de la provision sur frais et honoraires applicables sur toute la durée du contrat.

Les débours sont à la charge du Client en vertu de l’Article 1999 du Code Civil camerounais. Les débours font l’objet d’une facture particulière (facture différente de la facture des Honoraires) que le Cabinet adresse périodiquement au Client.

En raison de leurs spécificités dans le cadre des missions de recouvrement de créances , les débours suivants font l’objet d’une tarification forfaitaire indépendante du nombre de DOSSIERS DE CRÉANCES dès la signature du contrat ou de la convention de recouvrement (chaque mois entamé étant dû):

• Reprographie : 150 CFA Hors Taxes par page

• Télécommunications (téléphone, internet) : 50 000 CFA Hors Taxes par mois

• Supports électroniques et informatiques : 150 000 CFA Hors Taxes par mois

• Missions professionnelles* : 50 000 CFA Hors Taxes par jour, et par entité à Douala

150 000 CFA Hors Taxes par jour, et par entité hors de Douala

• Déplacements administratifs* : 100 000 CFA Hors Taxes par mois

• Recherches* : 50 000 CFA Hors Taxes par mois

* Mission professionnelle = Déplacement effectué par un collaborateur du Cabinet auprès d’une et une seule entité pertinente identifiée dans le cadre de l’exécution de la mission de recouvrement. La mission professionnelle peut être formelle ou informelle. Les frais forfaitaires de la mission professionnelle couvrent principalement : l’indemnité kilométrique des déplacements intra-urbains, l’indemnité kilométrique des déplacements inter-urbains, la restauration, et l’hébergement.

* Déplacement administratif = Déplacement effectué par un ou plusieurs collaborateurs du Cabinet auprès du Client, des Banques, des Administrations, du Tribunal, etc.... dans l’intérêt de l’évolution de la mission de recouvrement.

* Recherches = Recherches effectuées par le Cabinet notamment pour la localisation du débiteur, l’identification et la localisation des interlocuteurs, l’identification et la localisation des contacts divers, l’obtention des documents, l’obtention des références administratives et réglémentaires, etc.…..

Nota : Les débours engagés par le Cabinet avant la date de la signature du contrat ou de la convention de recouvrement sont exclusivement à la charge du Cabinet.

Sauf en cas d’obstructions* par le Client (et pour lesquelles le Cabinet sera libre de répercuter les surcoûts au Client), la durée maximale des diligences du Cabinet jusqu’à l’encaissement effectif du Client est de 06 mois à compter de la date de signature du ‘contrat’, ou de la ‘convention’ encadrant notre mission.

*Les obstructions du Client englobent :

- La non transmission au Cabinet à la date de signature de la convention de recouvrement, de la procuration légalisée (ou du mandat de recouvrement)

- La non transmission au Cabinet à la date de signature de la convention de recouvrement, des lettres d’information aux débiteurs pour leur annoncer et leur communiquer le cadre et les limites de la mission de recouvrement confiée au Cabinet

- La non transmission au Cabinet à la date de signature de la convention de recouvrement, de la totalité des évidences de chacune des créances (factures, contrats, bons de commande, bons de livraisons)

- Le silence du Client de plus de 07 jours calendaires face aux requêtes adressées par le Cabinet durant la mission

- Le non respect par le Client des clauses du contrat le liant à son partenaire (le débiteur) pour :

• l’intervention du Cabinet dans la relation d’affaire entre le Client et son partenaire,

• la transmission au Cabinet des informations et documents protégés par les clauses de confidentialité.

En cas de dispositions absentes dans la ‘convention particulière’ et présentes dans les ‘CONDITIONS GÉNÉRALES’ donnant ou non lieu à un désaccord entre les parties, les dispositions des ‘CONDITIONS GÉNÉRALES’ seront appliquées.

En cas d’organisation par le Client d’actes susceptibles d’empêcher l’exécution du contrat ou de la convention de recouvrement, le Client sera tenu de régler au Cabinet dans un délai de 30 jours à compter de la date de transmission de la facture :

• le montant des honoraires contractuels convenu à la date de la signature de la convention (avec comme base de calcul le montant total contractuel des créances à recouvrer, que ces créances aient été effectivement recouvrées ou pas), ainsi que

• l’intégralité des débours supportés par le Cabinet du fait de l’exécution de la convention conclue

En cas de rupture brutale totale ou rupture brutale partielle (lorsque le Client par sa décision baisse sans le consentement du Cabinet de plus 40 % le montant total contractuel des sommes à recouvrer quel qu’en soit le motif à l’exception des cas de conjonctures économiques et des cas de forces majeure contractuellement convenus), le Client sera tenu de régler au Cabinet dans un délai de 30 jours à compter de la date de transmission de la facture correspondante du Cabinet :

• Le montant total des honoraires (calculé sur la base du montant total contractuel des créances à recouvrer, que ces créances aient été effectivement recouvrées ou pas)

• Le montant des débours, y compris quand ceux-ci n’ont pas été pris en compte dans la convention particulière

• Le montant de la composante des ‘honoraires pour travaux urgents’

• Le montant correspondant à la compensation des préjudices subis par le Cabinet

L’expérience a montré qu’au Cameroun le recouvrement des créances n’est pas rentable en dessous de 50 000 000 CFA, en considération des ressources à mobiliser. C’est la raison pour laquelle notre Cabinet renonce à tout recouvrement de créances en dessous d’un montant global de 50 000 000 CFA.

La transmission du DOSSIER DE LA CRÉANCE à notre Cabinet et l’utilisation du contenu de ce dossier qui va en être faite par le Cabinet durant l’exécution de ses diligences, s’effectuent aux risques et périls de l’auteur de la transmission de ce dossier et de l’entité à laquelle il appartient, y compris en cas de condamnation subie par le Cabinet du fait de ces diligences.

Toutes les diligences et toutes les missions de notre Cabinet s’effectuent aux risques et périls du Client. Cette disposition reste valable y compris après la date de fin du contrat ou de la convention conclue.

En acceptant de nous transmettre un DOSSIER DE CRÉANCE pour étude et pour des diligences de recouvrement, vous reconnaissez avoir pris connaissance, lu attentivement, marqué votre accord et votre adhésion sans réserves aux présentes « CONDITIONS GÉNÉRALES ».

En acceptant de nous transmettre un DOSSIER DE CRÉANCE pour étude et pour des diligences de recouvrement, vous reconnaissez avoir pris connaissance, lu attentivement, marqué votre accord et votre adhésion sans réserves à notre « POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES ET DES DONNÉES CONFIDENTIELLES ».

Une fois la relation d’affaire mise en place entre le Client et le Cabinet, l’organisation des missions du Cabinet auprès du créancier, du débiteur, et de tous les autres tiers pertinents, est de la seule responsabilité du Cabinet. Le coût de ces missions est à la charge du Client. Sans que les détails ci-après ne soient exhaustifs, les principes généraux sur lesquels s’appuient l’organisation de ces missions sont les suivants :

• Montant de la créance à recouvrer : Plus le montant de la créance à recouvrer sera grand, plus nombreuses seront les missions qui devront être effectuées ;

• Disponibilité des documents de base de la mission (Procuration, copies des factures impayées, contrats commerciaux, Bons de commande, etc....): L’absence de tout ou partie des documents de base de la mission de recouvrement augmentera le nombre des missions à effectuer ;

• Exhaustivité des informations de base (Coordonnées des contacts, etc...) : L’absence de tout ou partie des informations de base, augmentera le nombre des missions à effectuer ;

• Complexité du processus de traitement des factures : Plus le processus de traitement des factures chez le débiteur sera complexe, plus nombreuses seront les missions qui devront être effectuées ;

• Localisation de l’entité débitrice : L’absence de la localisation de l’entité débitrice dans les informations transmises au Cabinet par le Client au démarrage de la mission de recouvrement, augmentera le nombre de missions à effectuer ;

Lorsque le Client décide de retirer prématurément un Dossier de Créance au Cabinet au moment où les diligences de recouvrement sont en cours, le Client devra concomittament à ce retrait procéder dans un délai de 30 jours à compter de la date de la transmission des factures correspondantes:

• Au remboursement intégral des débours à date du Cabinet

• Au paiement de la totalité des honoraires convenus sur le montant contractuel de la créance, que cette créance ait été effectivement recouvrée ou non

• Au paiement correspondant à la réparation des préjudices subis par REACH BEYOND à l’occasion de ce retrait

Le Client devra en outre assumer tous les risques et périls subis par le Cabinet, avant, pendant, et après le retrait de ce dossier de créance.