POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES
O – PRÉSENTATION PRÉALABLE ET ACCESSIBILITÉ
Dès les premiers contacts avec un prospect sur nos prestations de services, avant la conclusion d’une relation d’affaire et avant la réception par notre Cabinet d’un quelconque document du prospect pour nos études/analyses/traitements, nous prenons le soin de communiquer ou rappeler au prospect l’adresse de notre site web (www.rbeyond.com). Nous conservons la trace écrite de ce que cette adresse a été effectivement transmise au prospect, pour lui permettre durant nos échanges préliminaires, puis tout au long de notre relation d’affaire, de consulter à volonté et à tout moment la présente « POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES ET DES DONNÉES CONFIDENTIELLES ». Cette politique est valable avant, pendant et après notre relation d’affaire.
I – POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES ET DES DONNÉES CONFIDENTIELLES
REACH BEYOND est un Cabinet de droit camerounais, spécialisé dans le recouvrement des créances commerciales et le conseil.
Dans le cadre des relations avec nos partenaires, les données personnelles et les données condidentielles font l’objet d’une attention particulière lors de leur traitement. La présente politique:
• décrit les engagements mis en œuvre par notre Cabinet en tant que responsable de traitement, afin de veiller à la protection de vos données personnelles et vos données confidentielles ;
• vous renseigne sur les risques et précautions liés à la transmission des données personnelles et des données confidentielles à notre Cabinet;
L’objet de la présente politique est également de vous informer de la manière dont vos données personnelles et vos données confidentielles sont collectées et utilisées tout au long de votre relation ou interaction avec notre Cabinet.
Cette politique est partie intégrante des CONDITIONS GÉNÉRALES associées à nos diligences, elle s’applique uniformément à l’ensemble des services que nous proposons et concerne toute personne physique ou morale avec laquelle nous interagissons.
1 - QUELLES PRÉCAUTIONS DEVEZ VOUS PRENDRE EN NOUS TRANSMETTANT DES DOCUMENTS ?
Le client ou le prospect (ou tout autre tiers avec qui nous interagissons) se préparant à la transmission à notre Cabinet de documents, doit s’assurer du respect des exigences réglementaires relatives aux données personnelles et aux données confidentielles contenues dans ces documents.
L’auteur de la transmission des documents à notre Cabinet engage sa seule responsabilité civile et pénale au cas où ces documents contiennent des données personnelles, des données confidentielles, des informations sensibles, des informations relevant du secret professionnel, des informations relevant du secret défense, des informations relevant du secret commercial, des informations protégées par la confidentialité, etc.…, que ces documents nous aient été transmis volontairement ou accidentellement.
Lorsque la loi l’oblige ou lorsque des dispositions contractuelles l’imposent par exemple dans le cas de la relation entre l’auteur de la transmission des données personnelles (et/ou données confidentielles) et le propriétaire de ces données, l’auteur de la transmission de ces données doit veiller à informer au préalable le propriétaire de ces données, et recueillir son consentement par écrit, avant de nous les transmettre.
L’obtention de ce consentement écrit est de la seule responsabilité de l’auteur de la transmission des données personnelles, et ce consentement écrit ne nécessite pas d’être notifié à notre Cabinet.
Tout manquement aux exigences juridiques et réglementaires lors de la transmission des données personnelles et/ou des données confidentielles à notre Cabinet engage la seule responsabilité de l’auteur de cette transmission. Les données personnelles et les données confidentielles transmises à notre Cabinet sont susceptibles d’être exploitées dès l’instant de leur réception, laquelle exploitation se fait aux risques et périls de l’auteur de la transmission de ces données, y compris en cas de poursuites judiciaires contre notre Cabinet pour possession, et/ou utilisation de ces données personnelles et données confidentielles.
En nous transmettant vos données personnelles ou vos données confidentielles quel que soit le moyen (transmission physique, transmission électronique, etc.…) :
• Vous reconnaissez avoir : pris connaissance, lu attentivement, marqué votre accord et votre adhésion sans réserves à la présente « POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES ET DES DONNÉES CONFIDENTIELLES »
• Vous confirmez avoir obtenu le consentement écrit du propriétaire de ces données personnelles et/ou données confidentielles pour leur exploitation par notre Cabinet dans le cadre de la mission que vous nous avez confiée.
2 - QUELLES DONNÉES PERSONNELLES FONT L’OBJET D’UN TRAITEMENT PAR NOTRE CABINET ?
Notre Cabinet utilise exclusivement pour études, traitements internes, et diligences de recouvrement des créances, les documents librement transmis par les Clients ou Prospects, après revue et évaluation par eux-mêmes des données personnelles contenues dans ces documents. La transmission des données personnelles et/ou données confidentielles par les clients et prospects à notre Cabinet doit être effectuée en stricte conformité avec les lois et règlements relatifs à la protection des données personnelles et des données confidentielles.
Les données personnelles et les données confidentielles reçues sont également exploitées par notre Cabinet aux risques et périls de l’auteur de leur transmission (sans limitation de délai, et sans nécessité d’un accord verbal ou écrit de ce dernier) pour :
- L’accomplissement de nos obligations prévues dans les conventions conclues avec nos Clients ;
- L’exercice des droits et obligations pour la sauvegarde de nos intérêts, y compris à la requête d’un juge ou d’une autorité judiciaire, en cas de litige, ou de mise en cause de notre responsabilité.
Nous pouvons collecter des informations durant nos diligences par le biais de tierces parties ou des informations qui proviennent de sources publiques disponibles (Registre du Commerce et de Crédit Mobilier, Greffes des tribunaux, Fichier des contribuables, Fichiers publics du patronat, etc,... ) relatives aux :
• Entités commerciales : noms des représentants légaux (les dirigeants, les administrateurs tels que le président du directoire, le gérant) ainsi que des informations relatives à leur solvabilité (bilans et autres documents comptables et financiers publics,….),
• Entreprises individuelles, commerçants exerçant leur activité en nom propre : nom, adresse électronique, adresse, secteur d'activité, forme juridique, noms des représentants (par exemple dirigeants) ainsi que des informations relatives à leur solvabilité (bilans et autres documents comptables et financiers publics,….).
• Particuliers : Nom, prénom, adresse postale, adresse électronique, etc...
3 - QUI SONT LES DESTINATAIRES DE VOS DONNÉES PERSONNELLES ET DONNÉES CONFIDENTIELLES?
Pour la réalisation de nos diligences, vous êtes informé que les données personnelles et données confidentielles contenues dans les documents que vous nous avez transmis seront utilisés en fonction du besoin et des nécessités, et de façon intègre (sans une quelconque modification) aux personnes ci-après sans votre autorisation :
• Nos collaborateurs travaillant sur vos dossiers, sachant que les autres n’y auront pas accès ;
• Aux entités débitrices objet de notre mission (sachant qu’aucune entité débitrice ne pourra recevoir les données personnelles ou les données confidentielles d’une quelconque autre entité débitrice) ;
• Aux « entités auxiliaires » en lien avec l’entité débitrice, dès lors que l’entité auxiliaire intervient dans le traitement des factures ou dans le processus des paiements des factures des fournisseurs de l’entité débitrice :
◦ Cas des agences des entreprise ayant comme entité auxiliaire le siège social lorsque celui-ci est en charge du paiement des factures des fournisseurs ;
◦ Cas des filiales ou succursales ayant comme entité auxiliaire la maison-mère lorsque celle-ci est en charge du paiement des factures des fournisseurs ;
◦ Cas des administrations publiques ayant comme entité auxiliaire le Ministère des Finances (ou ses services rattachés) en application des circulaires administratives, lorsque le Ministère des Finances est en charge du paiement de leurs fournisseurs ;
• A toute autre entité administrative pertinente identifiée par notre Cabinet et pouvant jouer un rôle dans le traitement des factures du créancier, lorsque ce dernier ne donne aucune précision sur le processus de traitement de ses factures au sein de l’entité débitrice ;
• A nos avocats:
◦ Conformément aux articles 2, 20, 22, 29, 42(1), 72, de la loi N°90/59 du 19 Décembre 1990 portant organisation de la profession d’Avocat pour la sauvegarde de nos intérêts vis-à-vis des entités ci-après: l’entité créancière, l’entité débitrice, ou l’entité nous ayant transmis des données personnelles et/ou des données confidentielles;
◦ Conformément aux articles 76 et 83(1) de la loi N°2016/007 du 12 Juillet 2016 portant Code Pénal en cas de réquisition judiciaire ;
Les données personnelles et les données confidentielles reçues sont par ailleurs archivées par notre Cabinet, et ne seront pas transférées à d’autres fins que celles décrites ci-dessus.
4 - QUELLES SONT LES MESURES DE SÉCURITÉ GARANTISSANT LA PROTECTION DE VOS DONNÉES PERSONNELLES ET VOS DONNÉES CONFIDENTIELLES?
La protection de vos données personnelles et vos données confidentielles fait l’objet au sein de notre Cabinet de mesures de sécurité afin d’en préserver l’intégrité, et la confidentialité. Notre Cabinet s’emploie à protéger les données personnelles et les données confidentielles en tenant compte de leur sensibilité et de la finalité de leur traitement.
5 – COMMENT NOUS CONTACTER ?
Si vous avez des préoccupations ou des questions relatives à la présente POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES ET DES DONNÉES CONFIDENTIELLES de notre Cabinet, vous voudrez bien nous contacter exclusivement par mail à l’adresse suivante :
Email : info@rbeyond.com
6 - MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES ET DES DONNÉES CONFIDENTIELLES
Notre Cabinet est susceptible d’apporter des modifications à la présente politique, notamment en raison d’évolutions réglementaires, technologiques ou de finalité de traitement.
En cas de modification de la présente politique, notre Cabinet procédera à sa mise à jour sur notre site internet www.rbeyond.com .